امروزه منتورینگ فرآیند تجربه شده و زیست شده شخصی است که به شخص دیگری در توسعه مهارت­ها، دانش و تجربه (در طول زمان مشخص) می‌تواند کمک کند. در این فرآیند منتور (شخص مجرب) دانش و مهارت خود را در زمینه خاص، با برقراری ارتباط سازنده با منتی، در اختیار او قرار می­دهد. فرآیند منتورینگ، ارتباطی یک-به-یک و محرمانه و همراه با فعالیت­های آموزشی است. منتور وظیفه طراحی ارتباط با منتی را بر عهده دارد. در حقیقت هدایت کننده ارتباط شکل گرفته با منتور است.

اگر نقش منتور داشته باشید، این فرصت برای شما مهیا می‌شود که دانش، بینش، تجربه و نحوه تفکر خود را برای توسعه این ارتباط و تعمیق مهارت‌های منتی بکار بگیرید. در این فرآیند شما به عنوان منتور نیز مهارت‌های خود را توسعه می­دهید.

منتورینگ[1] یک فرآیند یادگیری بسیار مؤثر است که تمرکز آن بر دستاوردهای متقابل منتور[2] و منتی[3] با هدف انتقال دانش و تجربه تعریف می‌شود. در رابطه منتورینگ تمرکز بر توسعه مهارت‌های کاری و توانمندی­های منتی است. این فرآیند می‌تواند ضمن حضور به شکل دستیار منتور، انجام وظایف تخصصی در ابعاد کوچک با هدایت منتور و انجام تحقیقات و مطالعه فردی ضمن کار به‌طور کلی صورت می‌پذیرد.

 چگونه می‌توان یک منتور شد؟

تعداد زیادی فرآیندهای منتورینگ از غیررسمی تا رسمی وجود دارند. یک فرآیند غیر رسمی منتورینگ معمولاً به‌صورت خودجوش بین دو نفر شکل می‌گیرد. معمولاً در فرآیندهای غیر رسمی یک شخص با تجربه تر به شخص کم تجربه تر در انجام وظایف کمک میکند و ارتباط منتورینگ به‌صورت ناخودآگاه شکل می‌گیرد.

فرآیندهای غیررسمی ممکن است در مواقع نظارتی نیز به وجود آید، در این حالت شخصی که به عنوان ناظر پروژه مسئولیت دارد یا حتی همکاری که در مجاورت شخص کم تجربه قرار دارد می‌تواند نقش منتور را به‌صورت ناخودآگاه داشته باشد در این حالت یک ارتباط منتورینگ غیررسمی شکل می‌گیرد.

یک ارتباط رسمی منتورینگ زمانی شکل می‌گیرد که نقش طرفین، اهداف ارتباط و توافقات ضمن فرآیند به‌طور رسمی مشخص شده باشند. در صورتی که برنامه‌ریزی از پیش تعیین شده‌ای وجود داشته باشد نیز فرآیند منتورینگ خودبه‌خود تسهیل می‌گردد.

یک ارتباط تسهیل شده منتورینگ به عنوان یک ساختار که مجموعه‌ای از پردازش‌های طراحی شده است مطرح می‌گردد که منتج به یک ارتباط مؤثر خواهد شد. این‌گونه فرآیندهای منتورینگ ساخت یافته معمولاً توسط یک شخص یا سازمان دیگر به وجود می­آید. اجرای فرآیند طی چارچوب‌های تعریف شده برای منتور و منتی و سازمان مرتبط با آن‌ها الزام‌آور است و بدین سبب یک ارتباط کامل منتورینگ در یک سازمان بزرگ پیاده‌سازی می‌شود.

روابط منتور چگونه است؟

روابط منتورینگ در تمام ابعاد حرفه‌ای قابل پیاده‌سازی است. کلید موفقیت رابطه منتورینگ با شخص منتور ارتباط مستقیم دارد. هر چه منتور با تجربه تر باشد می‌تواند منتی را به مسیر درست‌تری هدایت کند. در این حالت توسعه اهداف ارتباط منتورینگ به شکل ساده‌تری تسهیل می‌گردد. یک منتور می‌تواند در ابعاد مختلف منتی را هدایت کند به عنوان مثال هم در ابعاد فنی و تخصصی هم در بعد مدیریتی و شاخصه‌های رهبری و کار تیمی (مهارت‌های نرم).

منتور می‌تواند از درون یک سازمان بزرگ انتخاب شود ولی لزوماً این‌گونه نیست که همه منتورهای یک سازمان باید در همان سازمان فعالیت داشته باشند، منتورها می‌توانند در یک زمینه مشخص کاری و تخصصی از بیرون سازمان برای فرآیند منتورینگِ منتی‌های سازمان جذب شوند در این صورت وظیفه منتورهای خارج از سازمان پس از خاتمه فرآیند منتورینگ پایان خواهد یافت. با این حال به نظر می‌رسد پرورش منتورهای داخل سازمانی مفیدتر باشد چرا که منتورهای داخل سازمان جدای از زمینه تخصصی و حرفه‌ای از زمینه کاری سازمان به‌صورت کلی و روال‌های کاری داخل سازمان و روابط حاکم بر ساختار سازمان آگاه بوده و می‌توانند در حوزه‌های متعددی باعث توسعه منتی‌ها باشند.

یک منتور به چه سؤالاتی پاسخ می دهد؟

اگر شخصی تمایل داشته باشد که در نقش منتور فعالیت داشته باشد، قبل از اینکه وارد ارتباط متعهدانه منتورینگ شود باید به سؤالات زیر پاسخ دهد:

• من چه تجربیات و آموخته‌هایی دارم که بتوانم به یک ارتباط منتورینگ ورود کنم؟
• انتظارات شخصی من از یک رابطه منتورینگ چیست؟
• آیا موانعی وجود دارد که از توسعه رابطه منتورینگ جلوگیری کند؟

پاسخ به این سؤالات می‌تواند به عنوان یک کلید برای ورود به فرآیند منتورینگ (رسمی یا غیررسمی) در نظر گرفته شود. در صورتی که پاسخ‌های ناکافی برای این سؤالات داشته باشید تعدادی مهارت را در خود باید توسعه دهید. (در پیوست ج مفصل به این موضوع پرداخته شده است).

هر چند که موارد گفته شده در این مستند می‌تواند راهگشای منتورهایی باشد که در زمینه‌های غیر کاری تمایل به فعالیت دارند با این حال این مستند برای زمینه‌های کاری و حرفه‌ای طراحی شده است و هدف آن ایجاد ساختار مشخص برای تسهیل کردن امور کاری است.

 مهارت‌های کلیدی منتورینگ

در این بخش به مهارت‌های کلیدی منتور و منتی در فرآیند منتورینگ پرداخته می‌شود. تحقیقات نشان داده است که توسعه مهارت‌هایی که در این قسمت بررسی می‌شود منتج به ایجاد شایستگی‌های کاری می‌شود که به غیرازاینکه یک رابطه موفق منتورینگ را رقم میزند می‌تواند در بسیاری از ابعاد کاری و سازمانی تأثیر مستقیم داشته باشد.

مهارت‌های کلیدی منتورینگ از تحقیقات خانم دکتر لیندا فیلیپز-جونز منتج شده است که در ادامه به آن اشاره شده است:

شکل (1) – مهارت‌های کلیدی منتورینگ

 گوش دادن فعالانه[4]

مهم‌ترین و پایه‌ای‌ترین مهارت اثرگذار بر هر رابطه‌ای گوش دادن فعالانه است. این مهارت نه تنها باعث برقراری یک ارتباط سازنده می‌شود بلکه یک اتمسفر مثبت و قابل پذیرش برای ایجاد فضای مکالمه را ایجاد می‌نماید. با این روش منتور می‌تواند توجه منتی را جذب کرده و نیازمندی‌های او را مشخصاً درک کند.

به عنوان مثال:

• منتور باید توجه و علاقه‌مندی خود را به گفته‌های منتی نشان دهد در این حین بازخوردهای خود را نیز ارائه دهد. بازخورد دادن اهمیت بسیار ویژه‌ای دارد چرا که منتی توجه منتور به صحبت‌هایش را درک کرده و از طرفی منتور ابهامی در درک مطالب شنیده شده خود نخواهد داشت.
• استفاده از زبان بدن در حین فرآیند منتورینگ (به عنوان مثال حرکات سر و چشم مناسب به منظور اینکه منتی توجه منتور را درک کند).
• در صورتی که ارتباط با منتی از طریق تلفن یا مدیاهای مجازی باشد بهتر است صدای زمینه حداقل باشد. وجود سر و صدا در زمینه صدا حس کم توجهی را به منتی منتقل خواهد کرد. در صورتی که منتور ایمیل دریافت کند بهتر است قبل از 24 ساعت پاسخ داده شود در مورد پیام‌های کوتاه متنی نیز همین مورد وجود دارد و بهتر است که در زمان خیلی کوتاه‌تر اقدام به پاسخ انجام شود.
• منتور نباید تجربیات شخصی و نصیحت‌های کاری خود را قبل از اینکه منتی در آن مورد سؤال داشته باشد ارائه بدهد. بیان تجربیات باید به زمانی موکول شود که منتی نیازش را در آن مورد مطرح کرده باشد.

 اعتمادسازی[5]

اعتماد در طول زمان ساخته می‌شود. اعتماد در صورتی می‌تواند ساخته شود که:

• تمامی مکالمات و ارتباطات بین منتور و منتی محرمانه باقی بماند.
• به زمان‌بندی که مقرر شده دو نفر جلسه داشته باشند، احترام گذاشته شود.
• تماس‌های طرفین احترام‌آمیز باشد.
• در تمام جلسات طرفین علاقه‌مندی و توجه خود را نشان دهند.
• منتور حمایت خود را تا پایان فرآیند حفظ کند.
• طرفین صداقت خود را در تمام فرآیند حفظ کنند.

مشخص کردن اهداف و ظرفیت‌سازی

به عنوان یک منتور شما باید تخصص شخصی و حرفه‌ای خود را داشته باشید، اهداف کاری برای خود در نظر بگیرید و در زمان مناسب با منتی خود در میان بگذارید. یکی از بهترین فرصت‌ها برای صحبت در این مورد زمانی است که منتی از منتور سؤالاتی این‌چنینی می‌پرسد: “آیا خودت به اهداف کاریت رسیده­ای؟” یا “آیا برنامه‌ای برای آینده شغلیت داری؟”

در هر صورت منتور موظف است که منتی را در رسیدن به اهداف و خواسته‌هایش یاری نماید. منتور برای توسعه ظرفیت‌های منتی می‌تواند از روش‌های زیر عمل کند:

• به منتی کمک کند که منابع لازم برای توسعه دانش و تخصص خود را پیدا کند، مانند انسان‌های متخصص در آن حوزه، کتاب‌ها و مقالات مرتبط، ابزارها و اطلاعاتی که می‌تواند از طریق جستجو در اینترنت پیدا کند.
• منتور باید توانایی تقسیم دانش و مهارت به جهت یادگیری ساده‌تر و تعمیق مطالب داشته باشد. همچنین باید بتواند به‌خوبی توضیح دهد، پردازش‌ها را نمونه‌سازی کند و سؤالات تفکر برانگیز بپرسد.
• منتور باید به منتی در گسترده شدن دیدگاه‌های سازمانی و مسئولیتی خود کمک کند.
• منتور توانایی توضیح دادن درباره تصمیمات منطقی که در مسیر شغلی خود گرفته را باید داشته باشد.

 مشوق و الهام‌بخش بودن

بر اساس تحقیقات دکتر فیلیپ جونز، تشویق شدن، مهم‌ترین ارزشی است که منتی می‌تواند در یک فرآیند منتورینگ دریافت کند. راه‌های زیادی برای تشویق یک منتی وجود دارد که در ادامه به آن اشاره شده است:

• منتور نظرات مطلوب و سازنده خود را نسبت به دستاوردهای منتی ارائه دهد.
• منتور درباره باور به اینکه منتی می‌تواند ابعاد شخصی و حرفه‌ای خود را توسعه دهد و به اهداف خود دست یابد، صحبت کند.
• منتور باید توانایی پاسخ به چالش‌ها و ناامیدی‌های منتی را با حمایت، درک متقابل و تشویق داشته باشد. (فقط به این منظور که منتی بداند همواره کسی برای حمایت او وجود دارد).

همچنین می‌توان از راه‌های زیر را منتی را تشویق کرد:

• به اشتراک‌گذاری بینش خود یا دیگر رهبران سازمانی
• توصیف تجربیات، خطاها و موفقیت‌های خودتان یا دیگران برای منتی و اینکه چگونه همه این اتفاقات شما را در مسیر موفقیت و رسیدن به اهداف هدایت کرده است.
• با منتی درباره انسان‌ها و اتفاقات الهام‌بخش و انگیزه‌بخش صحبت کنید.
• منتی را به همکاران دیگر معرفی کنید، دایره ارتباط او هر چه گسترده‌­تر شود انگیزه بیشتری پیدا خواهد کرد.

در فرآیند منتورینگ: حتماً به منتی بازخورد دهید، به مهارت‌های کلیدی منتورینگ توجه داشته باشید، به روند پیشرفت فرآیند نظارت داشته باشید و از منتی خود درباره فرآیند بازخورد بخواهید.

پیوست‌ها

[1] منتورینگ (Mentoring): فرآیندی است که ضمن آن شخص منتور دانش و تجربه و مهارت خود را به شخص دیگری کاملاً انتقال می­دهد. این فرآیند معمولاً شامل دو نفر است و شبیه به کلاس آموزشی نیست. فرآیند انتقال دانش و تجربه حین کار و تمرین­های واقعی به شخص یادگیرنده (منتی) انتقال پیدا می­کند.

[2] منتور (Mentor): منتور در فارسی مرشد، مراد یا راه بلد نیز گفته می­شود. شخصی که مسیری تخصصی را کاملاً طی کرده و آماده انتقال دانش و تجربه به شخص دیگری باشد.

[3] منتی (Mentee): منتی در فارسی مرید نیز گفته می­شود. شخصی که در فرآیند آموزش توسط یک منتور با هدف یادگیری مهارت و دانش قرار گرفته و در این مسیر به منتور خود اعتماد کامل می­کند.

[4] Listening Actively

[5] Building Trust